Ga naar hoofdinhoud

Deelnemers

Deelnemers

Het deelnemersoverzicht is een overzicht waar alleen de deelnemers van het bedrijf in staan. In het overzicht zie je per deelnemer de status, voornaam, achternaam, verplichte leerpaden, persoonlijke leerpad, rollen en de acties die je kunt ondernemen. Dit deelnemersoverzicht is alleen toegankelijk voor opleidingscoördinatoren, teamleiders en teambeheerders. Teamleiders en teambeheerders zien alleen hun eigen team. Deelnemers toevoegen, deactiveren en verwijderen kan alleen door de teambeheerder en opleidingscoördinatoren worden gedaan.

Zoeken

Zoeken kan alleen op de naam van de deelnemer. Dit kan op een deel van de voor of achternaam, of volledige voor en achternaam.

Melding voorkeuren

Met de knop melding voorkeuren kun je voor iedereen de e-mail meldingen aan of uitzetten. Hiermee zet je direct voor alle deelnemers alle meldingen aan of uit. Wil je een specifieke melding aan- of uitzetten bij een deelnemer dan kun je dit aanpassen bij het bewerken van de deelnemer.

Filter

Deelnemers zijn te koppelen aan teams, waarbij een deelnemer meerdere teams kan hebben. De deelnemerslijst is hierop te filteren.

Status

Deelnemers hebben een status en kunnen actief en inactief zijn. Als een deelnemer op inactief is gezet kan deze niet meer inloggen. Bij een poging tot inloggen krijgen deze deelnemers een melding hierover.

Verplichte leerpaden

Dit is een lijst van leerpaden die door het bedrijf aan de lerende gekoppeld zijn. Hier zie je niet de leerpaden die de lerende op eigen initiatief is gestart.

Persoonlijk leerpad

Dit is een lijst van onderwerpen die door het bedrijf aan de lerende gekoppeld zijn. Door meerdere onderwerpen aan de lerende toe te voegen ontstaat er een persoonlijk leerpad.

Rollen

Elke deelnemer is standaard een Lerende, en heeft daarnaast de mogelijkheid om de volgende rollen te krijgen.

  • Teamleider (in te stellen bij het aanmaken/bewerken van een team)
  • Teambeheerder (alleen in te stellen bij na het toekennen van de teamleider rol)
  • Praktijkbegeleider (in te stellen bij het goedkeuren of bewerken van een onderwerptype opdracht)
  • Trainer (in te stellen bij het goedkeuren of bewerken van een onderwerptype training)
  • Auteur (in te stellen via het bewerken van de deelnemer)
  • Opleidingscoördinator (in te stellen via het bewerken van de deelnemer)
  • Communicatie (alleen in te stellen in het super bedrijf)
  • Adviseur (alleen in te stellen in het super bedrijf)
  • Superadmin (alleen in te stellen in het super bedrijf)

Deelnemer toevoegen

Er zijn meerdere mogelijkheden om een deelnemer toe te voegen aan je bedrijfsomgeving. Je kunt een compleet nieuwe deelnemer per stuk toevoegen, via een import of een deelnemer verplaatsen naar je eigen bedrijfsomgeving. Voor het aanmaken van een nieuwe deelnemer dien je minimaal voornaam, achternaam, een niet elders binnen oZone geregistreerd e-mailadres en een voorkeurstaal in te vullen. De ingestelde voorkeurstaal heeft van invloed op de taal in het platform en de bijbehorende e-mails. Onderwerpen kan de deelnemer in alle mogelijke talen volgen en zijn niet alleen gelimiteerd aan de ingestelde voorkeurstaal.

De teambeheerder kan enkel een deelnemer met de rol lerende aanmaken en deze deelnemer moet toegevoegd worden aan één of meer van de teams waar hij/zij de teamleider van is.

Deelnemer verplaatsen

Als de deelnemer al een account heeft kan deze verplaatst worden naar je bedrijfsomgeving. Hiervoor dient de deelnemer zelf ook actie te ondernemen. In het profiel kan de deelnemer zelf een verplaatscode aanvragen. Deze code is eenmalig te gebruiken en een week geldig. De deelnemer kan deze verplaatscode (buiten oZone) delen met het nieuwe bedrijf, zodat het account verplaatst kan worden. Heb je de verplaatscode ingevuld en is deze geldig, dan kun je als opleidingscoördinator extra rollen toekennen aan deze deelnemer, al direct onderwerpen en/of leerpaden koppelen en aan team(s) toevoegen. Na opslaan is deelnemer verplaatst naar je eigen bedrijfsomgeving.

notitie

Je kunt alleen deelnemers verplaatsen met de rol lerende. De opleidingscoördinator van het huidige bedrijf dient de rollen te deactiveren voor deze deelnemer. Als een deelnemer na het aanvragen van een verplaatscode extra rollen krijgt, is de verplaatscode ongeldig. Na het verwijderen van de extra rollen kan de deelnemer (weer) via een verplaatscode worden verplaatst.

Deelnemer verwijderen/verplaatsen naar de open e-learning

Bij het verwijderen van een deelnemer heeft de opleidingscoördinator/teambeheerder de mogelijkheid om de deelnemer te verplaatsen naar de open e-learning of te verwijderen. In het geval van een verplaatsing krijgt de deelnemer een melding. Bij het verplaatsen is het aan te raden dat de deelnemer het werk e-mailadres aanpast naar een privé e-mailadres om zo de controle te houden over de account bij uitdiensttreding. De resultaten blijven zo behouden voor de deelnemer, maar het is niet meer mogelijk om de inhoud van de onderwerpen te bekijken die de deelnemer heeft gevolgd in het voorgaande bedrijf.

Daarnaast kan een teambeheerder deelnemers verwijderen. De teambeheerder kan alleen van zijn/haar teams deelnemers aanpassen en verwijderen. De teambeheerder mag geen opleidingscoördinator of auteur verwijderen, ook al zit deze deelnemer in een van de teams.

Deelnemer verplaatsen (superadmin)

Voor de superadmin zit er bij het bewerken van een deelnemer de knop wijzig bedrijf. Hierbij heeft de superadmin de keuze om de deelnemer te verplaatsen naar de open e-learning, de deelnemer te verplaatsen naar een ander bedrijf of de deelnemer te verwijderen uit het platform. Bij al deze keuzes dient er een andere deelnemer gekozen te worden waar de taken aan worden overgedragen als de originele deelnemer een rol had met taken.

Gast deelnemers

Bij het bewerken van een deelnemer kan een superadmin voor deelnemers instellen dat ze een gast deelnemer zijn in een ander bedrijf. Hierna heeft de deelnemer in het gastbedrijf dezelfde rollen en rechten als dat de deelnemer heeft in het originele bedrijf. Het gastbedrijf kan echter deze deelnemer niet aanpassen of verwijderen. Deze rol is origineel ontwikkeld voor bedrijfsoverstijgende auteurs en opleidingscoördinatoren die zicht dienen te hebben over de complete holding.

E-mailadres

Een deelnemer alsmede de opleidingscoördinator/teambeheerder kan het e-mailadres wijzigen van de deelnemer. Als de deelnemer deze actie onderneemt krijg de deelnemer eerst een e-mail op het al bevestigde e-mailadres om de wijziging door te kunnen zetten. De opleidingscoördinator/teambeheerder doet deze wijziging zonder een bevestiging aan de deelnemer te sturen. Ook is bij het bewerken van de deelnemer te zien of het e-mailadres al bevestigd is en naar welk e-mailadres de bevestiging gestuurd is.

Adviseurs

Een super bedrijf kan adviseurs hebben. De adviseur heeft toegang tot het bedrijvenoverzicht en kan per bedrijf de contactgegevens van de opleidingscoördinatoren bekijken. Per adviseur kunnen bedrijfslabels worden toegevoegd door de superadmin. Je voegt deze bedrijfslabels toe bij het bewerken van de deelnemer. Adviseurs met labels zien hierdoor in het bedrijvenoverzicht alleen de bedrijven met deze labels. Heb je geen labels als adviseur, dan zie je alle bedrijven.

Importeren

Deelnemer import

Er kunnen in de deelnemerslijst twee soorten imports gedaan worden. De deelnemerimport bestaat uit een .csv import die danwel geformateerd is als utf 8 gescheiden door , (komma) of ; (puntkomma) of danwel als .csv gescheiden door lijstscheidingstekens (Dit kan verschillen per Excel versie). Let op: Accenten, zoals trema's (ä) en aigu's (á) worden niet geaccepteerd in de import op Windows computers. Bij het importeren kan er optioneel een activatiedatum worden toegevoegd, waar er keuze is uit drie tijdsvakken voor een dag(tijdzone CET). Wordt dit veld niet ingesteld, dan worden de deelnemers toegevoegd zonder dat de uitnodigingen voor het platform worden verstuurd. Door in de tabel de desbetreffende import te bekijken kan uiteindelijk bij het klikken op de klok de activatiedatum alsnog ingesteld worden. Na instellen kan dit niet gewijzigd worden. Daarnaast stel je de activatiedatum en tijd in per import en niet per persoon in de import.

Resultaten import

De resultaten import kan alleen uitgevoerd worden door de superadmin. De resultaten import bestaat uit een .csv import die danwel geformateerd is als utf 8 gescheiden door , (komma) of ; (puntkomma) of danwel als .csv gescheiden door lijstscheidingstekens (Dit kan verschillen per Excel versie). Hiermee kan er per onderwerp op de desbetreffende contentblok toetsvorm een resultaat worden geïmporteerd.

Import status

In het overzicht van de imports is als actie de mogelijkheid de import te bekijken. Hierin vind je alle ingestelde informatie over de import terug alsmede de mogelijkheid de optionele activatiedatum achteraf in te plannen of aan te passen. Ook zijn hier per deelnemer de importfouten en status te zien.

Exporteren

Bij het exporteren van de deelnemerslijst krijgt de deelnemer een overzicht met de status, voornaam, achternaam, rollen, ingestelde voorkeurstaal, het aantal verplichte leerpaden die is ingesteld en het aantal teams waar een deelnemer aan gekoppeld is. De deelnemer krijgt de export als .csv bestand.