Ga naar hoofdinhoud

Deelnemers

Deelnemers​

Het deelnemersoverzicht is een overzicht waar alleen de deelnemers van het bedrijf in staan. In het overzicht zie je per deelnemer de status, voornaam, achternaam, verplichte leerpaden, persoonlijke leerpad, rollen en de acties die je kunt ondernemen. Dit deelnemersoverzicht is alleen toegankelijk voor opleidingscoördinatoren, teamleiders en teambeheerders. Teamleiders en teambeheerders zien alleen hun eigen team. Deelnemers toevoegen, deactiveren en verwijderen kan alleen door de teambeheerder en opleidingscoördinatoren worden gedaan.

Zoeken​

Zoeken kan alleen op de naam van de deelnemer. Dit kan op een deel van de voor of achternaam, of volledige voor en achternaam.

Melding voorkeuren​

Met de knop melding voorkeuren kun je voor iedereen de e-mail meldingen aan of uitzetten. Hiermee zet je direct voor alle deelnemers alle meldingen aan of uit. Wil je een specifieke melding aan- of uitzetten bij een deelnemer dan kun je dit aanpassen bij het bewerken van de deelnemer.

Filter​

Deelnemers zijn te koppelen aan teams, waarbij een deelnemer meerdere teams kan hebben. De deelnemerslijst is hierop te filteren.

Status​

Deelnemers hebben een status en kunnen actief en inactief zijn. Als een deelnemer op inactief is gezet kan deze niet meer inloggen. Bij een poging tot inloggen krijgen deze deelnemers een melding hierover.

Verplichte leerpaden​

Dit is een lijst van leerpaden die door het bedrijf aan de lerende gekoppeld zijn. Hier zie je niet de leerpaden die de lerende op eigen initiatief is gestart.

Persoonlijk leerpad​

Dit is een lijst van onderwerpen die door het bedrijf aan de lerende gekoppeld zijn. Door meerdere onderwerpen aan de lerende toe te voegen ontstaat er een persoonlijk leerpad.

Rollen​

Elke deelnemer is standaard een Lerende, en heeft daarnaast de mogelijkheid om de volgende rollen te krijgen.

  • Teamleider (in te stellen bij het aanmaken/bewerken van een team)
  • Teambeheerder (alleen in te stellen bij na het toekennen van de teamleider rol)
  • Praktijkbegeleider (in te stellen bij het goedkeuren of bewerken van een onderwerptype opdracht)
  • Trainer (in te stellen bij het goedkeuren of bewerken van een onderwerptype training)
  • Auteur (in te stellen via het bewerken van de deelnemer)
  • Opleidingscoördinator (in te stellen via het bewerken van de deelnemer)
  • Communicatie (alleen in te stellen in het super bedrijf)
  • Adviseur (alleen in te stellen in het super bedrijf)
  • Superadmin (alleen in te stellen in het super bedrijf)

Deelnemer toevoegen​

Er zijn meerdere mogelijkheden om een deelnemer toe te voegen aan je bedrijfsomgeving. Je kunt een compleet nieuwe deelnemer per stuk toevoegen, via een import of een deelnemer die al in een andere bedrijfsomgeving bestaat koppelen aan je eigen bedrijfsomgeving. Om een nieuwe deelnemer aan te maken, heb je de volgende gegevens nodig:

  • voornaam;
  • achternaam;
  • een e-mailadres dat nog niet bekend is in oZone.

Daarnaast stel je een voorkeurstaal in. De ingestelde voorkeurstaal bepaalt de taal in het platform en de taal van de e-mails die verstuurd worden naar die deelnemer. Onderwerpen kan de deelnemer in alle mogelijke talen volgen en zijn niet alleen gelimiteerd aan de ingestelde voorkeurstaal.

De teambeheerder kan alleen een deelnemer met de rol lerende aanmaken. Hij voegt deze deelnemer toe aan één of meer van de teams waar hij/zij de teamleider van is.

Deelnemer koppelen​

Als de deelnemer al een account heeft in een andere bedrijfsomgeving dan kan de deelnemer gekoppeld worden aan je bedrijfsomgeving. Hiervoor dient de deelnemer zelf ook actie te ondernemen. In het profiel kan de deelnemer zelf een koppelcode aanvragen. Deze code is eenmalig te gebruiken en een week geldig. De deelnemer kan deze koppelcode (buiten oZone) delen met het nieuwe bedrijf, zodat het account gekoppeld kan worden. Heb je de koppelcode ingevuld en is deze geldig, dan kun je als opleidingscoördinator extra rollen toekennen aan deze deelnemer, al direct onderwerpen en/of leerpaden klaarzetten en de deelnemer één of meerdere team(s) toevoegen. Na opslaan is de deelnemer gekoppeld aan je bedrijfsomgeving. De deelnemer wordt niet automatisch ontkoppeld van zijn andere bedrijfsomgeving(en). Dit dient het andere bedrijf handmatig te doen.

notitie

Als een deelnemer verschillende bedrijfsomgevingen heeft, dan zijn de rollen per omgeving in te stellen. Hierdoor kan bijvoorbeeld de deelnemer in de ene omgeving alleen leren en is deze in een andere omgeving een auteur.

Superadmin koppelcode​

Voor de superadmin bestaat er de mogelijkheid om een koppelcode te genereren bij een deelnemer. Dit kan gedaan worden onderaan de deelnemer beheerpagina. Met deze koppelcode kan de normale koppelcode flow worden gevolgd om een deelnemer toe te voegen aan een bedrijfsomgeving.

Deelnemer verwijderen/ontkoppelen (naar de open e-learning)​

Bij het verwijderen van een deelnemer heeft de opleidingscoördinator/teambeheerder de mogelijkheid om de deelnemer te ontkoppelen of te verwijderen. In het geval van een ontkoppeling krijgt de deelnemer een melding. Bij het ontkoppelen is het aan te raden dat de deelnemer het werk e-mailadres aanpast naar een privé e-mailadres om zo de controle te houden over het account bij uitdiensttreding. De resultaten blijven zo behouden voor de deelnemer, maar het is niet meer mogelijk om de inhoud van de onderwerpen te bekijken die de deelnemer heeft gevolgd in het voorgaande bedrijf.

Ontkoppel je een deelnemer uit jouw bedrijfsomgeving, maar heeft de deelnemer nog meerdere bedrijfsomgevingen, dan kan de deelnemer gewoon verder leren bij de andere bedrijven. Jouw bedrijfscontent is dan niet meer beschikbaar. Is het de laatste omgeving van de deelnemer, dan wordt de deelnemer verplaatst naar de oZone open e-learning. Hier kan de deelnemer vrij leren.

Deelnemer verwijderen​

Als een deelnemer nog niet actief geweest is, kan de opleidingscoördinator of teambeheerder de deelnemer verwijderen. Dit wil zeggen dat nieuw aangemaakte gebruikers die nog geen wachtwoord hebben ingesteld kunnen worden verwijderd. De teambeheerder kan alleen van zijn/haar teams deelnemers aanpassen en verwijderen. De teambeheerder mag geen opleidingscoördinator of auteur verwijderen, ook al zit deze deelnemer in een van de teams.

Deelnemer verplaatsen (superadmin) via koppelen en verwijderen​

Voor de superadmin zit er bij het bewerken van een deelnemer de knop verwijder. Via deze weg kan een superadmin de deelnemer definitief verwijderen of koppelen aan een extra bedrijfsomgeving. Wil een superadmin een deelnemer verplaatsen van de ene bedrijfsomgeving naar de andere bedrijfsomgeving, dan dient de superadmin de deelnemer eerst te koppelen aan de nieuwe bedrijfsomgeving en daarna deze deelnemer te ontkoppelen uit de oude bedrijfsomgeving.

E-mailadres​

Een deelnemer alsmede de opleidingscoördinator/teambeheerder kan het e-mailadres wijzigen van de deelnemer. Als de deelnemer deze actie onderneemt krijg de deelnemer eerst een e-mail op het al bevestigde e-mailadres om de wijziging door te kunnen zetten. De opleidingscoördinator/teambeheerder doet deze wijziging zonder een bevestiging aan de deelnemer te sturen. Ook is bij het bewerken van de deelnemer te zien of het e-mailadres al bevestigd is en naar welk e-mailadres de bevestiging gestuurd is.

Adviseurs​

Een super bedrijf kan adviseurs hebben. De adviseur heeft toegang tot het bedrijvenoverzicht en kan per bedrijf de contactgegevens van de opleidingscoördinatoren bekijken. Per adviseur kunnen bedrijfslabels worden toegevoegd door de superadmin. Je voegt deze bedrijfslabels toe bij het bewerken van de deelnemer. Adviseurs met labels zien hierdoor in het bedrijvenoverzicht alleen de bedrijven met deze labels. Heb je geen labels als adviseur, dan zie je alle bedrijven.

Importeren​

Deelnemer import​

Er kunnen in de deelnemerslijst twee soorten imports gedaan worden. De deelnemerimport bestaat uit een .csv import die danwel geformateerd is als utf 8 gescheiden door , (komma) of ; (puntkomma) of danwel als .csv gescheiden door lijstscheidingstekens (Dit kan verschillen per Excel versie). Let op: Accenten, zoals trema's (ä) en aigu's (á) worden niet geaccepteerd in de import op Windows computers. Bij het importeren kan er optioneel een activatiedatum worden toegevoegd, waar er keuze is uit drie tijdsvakken voor een dag(tijdzone CET). Wordt dit veld niet ingesteld, dan worden de deelnemers toegevoegd zonder dat de uitnodigingen voor het platform worden verstuurd. Door in de tabel de desbetreffende import te bekijken kan uiteindelijk bij het klikken op de klok de activatiedatum alsnog ingesteld worden. Na instellen kan dit niet gewijzigd worden. Daarnaast stel je de activatiedatum en tijd in per import en niet per persoon in de import.

Resultaten import​

De resultaten import kan alleen uitgevoerd worden door de superadmin. De resultaten import bestaat uit een .csv import die danwel geformateerd is als utf 8 gescheiden door , (komma) of ; (puntkomma) of danwel als .csv gescheiden door lijstscheidingstekens (Dit kan verschillen per Excel versie). Hiermee kan er per onderwerp op de desbetreffende contentblok toetsvorm een resultaat worden geïmporteerd.

Import status​

In het overzicht van de imports is als actie de mogelijkheid de import te bekijken. Hierin vind je alle ingestelde informatie over de import terug alsmede de mogelijkheid de optionele activatiedatum achteraf in te plannen of aan te passen. Ook zijn hier per deelnemer de importfouten en status te zien.

Exporteren​

Bij het exporteren van de deelnemerslijst krijgt de deelnemer een overzicht met de status, voornaam, achternaam, rollen, ingestelde voorkeurstaal, het aantal verplichte leerpaden die is ingesteld en het aantal teams waar een deelnemer aan gekoppeld is. De deelnemer krijgt de export als .csv bestand.