Trainingen aanmaken en beoordelen
Binnen oZone hebben we verschillende soorten onderwerpen. Een van deze soorten is het onderwerptype trainingen. Het doel van een training is het registreren van een opleidingsactiviteit buiten oZone. Dit kan variëren van cursussen en praktijkinstructies tot audits en (klassikale) trainingen. Met dit type kunnen trainers binnen oZone deelnemers registreren voor diverse opleidingsactiviteiten.
Denk bijvoorbeeld aan een essentiële veiligheidstraining die een collega binnen jullie bedrijf verzorgt, of een basisopleiding heftruckrijden die werknemers bij een externe opleider volgen. Het onderwerptype trainingen biedt daarmee de flexibiliteit om zowel interne als externe opleidingsactiviteiten effectief bij te houden en te beheren.
Een groot verschil tussen het onderwerptype training en bijvoorbeeld een e-learning of informatieonderwerp is dat een deelnemer een trainingsonderwerp niet zelf kan afronden. De afronding en registratie van een training moeten worden beoordeeld en vastgelegd door een beheerder, opleidingscoördinator of toegewezen trainer.
In het trainingsoverzicht Beheer > Trainingen vind je een lijst met alle beschikbare trainingsonderwerpen die aan jou als trainer zijn toegewezen zodat je deze kunt beoordelen. Via het icoontje onder 'Beoordelen' kom je in een overzicht waar je wordt gevraagd of je deelnemers individueel of meerdere deelnemers tegelijk wilt beoordelen.
Trainingen individueel beoordelen
Als je kiest voor de optie Individueel beoordelen, krijg je een overzicht te zien van deelnemers die gekoppeld zijn aan deze training. Standaard zie je alleen de actieve deelnemers uit je bedrijfsomgeving, maar je kunt ervoor kiezen om ook de inactieve deelnemers weer te geven.
Je kunt in dit overzicht per deelnemer aangeven of je deze wilt meenemen in de beoordeling door het schuifje te activeren. Vervolgens geef je aan of deze deelnemer wel of niet aanwezig is geweest bij de training. Niet aanwezig betekent automatisch dat het onderwerp als niet behaald wordt geregistreerd. Daarnaast heb je de optie om aan te geven of de training wel of niet succesvol is afgerond en daarmee is behaald.
Per deelnemer voer je ook een registratiedatum in waarop de training is behaald. Optioneel is er per deelnemer de mogelijkheid om een extern behaald certificaat te koppelen bij de registratie. Het toevoegen van een certificaat kun je in het trainingsoverzicht alleen doen op het moment van beoordelen. Wil je dit op een later moment doen, dan kun je dit via het deelnemersoverzicht doen, waar je aan alle behaalde bedrijfsonderwerpen een extern certificaat kunt koppelen.
Ook kun je in het trainingsoverzicht zien wie de training al eerder hebben behaald. Dit doe je door bovenaan te kiezen voor Toon behaald. Je ziet nu in het overzicht alle eerdere registraties op het onderwerp. Daarbij zie je de huidige status van het onderwerp, het aantal pogingen en de beoordelaar.
Je kunt onderwerpen herhalend maken door in de onderwerpinstellingen een geldigheidsduur in te stellen. De geldigheidsduur dien je in te stellen voordat je een training gaat beoordelen. Wanneer je de geldigheidsduur van een training aanpast nadat er al deelnemers zijn beoordeeld, zullen de nieuwe geldigheidsinstellingen alleen gelden voor de deelnemers die de training vanaf dat moment volgen. Voor de deelnemers die de training behaald hebben op het moment dat er nog een andere geldigheidsduur stond ingesteld, zullen deze 'oude' geldigheidsinstellingen blijven gelden.
Meerdere trainingen tegelijk beoordelen
Als je grotere groepen klassikaal een training laat volgen, geldt voor deze deelnemers vaak dezelfde registratiedatum. Je kunt dan kiezen voor de optie Meerdere tegelijk beoordelen. Hiermee krijg je de mogelijkheid om alle deelnemers van deze training in één keer te registreren met dezelfde instellingen.
Je selecteert in de deelnemerslijst welke deelnemers je wilt beoordelen, waarna je in het formulier onder de deelnemerslijst kunt aangeven of deze groep deelnemers aanwezig was, het onderwerp heeft behaald en wat de registratiedatum is. Omdat je hier niet per individu registreert maar voor de hele groep, kun je hier geen externe certificaten uploaden.
Registratiedatum wijzigen
Als er binnen oZone een beoordeling op een training foutief is geregistreerd, is het mogelijk om de registratiedatum te wijzigen. Je kunt hiermee de registratiedatum voor de deelnemer vooruit of achteruit in de tijd zetten, zodat eventuele verlopende onderwerpen met een geldigheidsduur op het juiste moment weer actief worden voor de deelnemer.
Op het moment van het wijzigen van een registratiedatum gelden voor deze deelnemer alle instellingen die op dat moment op het onderwerp zijn ingesteld. Het kan bijvoorbeeld zijn dat de geldigheidsduur in de tussentijd is aangepast.
Deelnemersrol trainer
Nieuwe onderwerpen moeten altijd goedgekeurd worden door de opleidingscoördinator voordat het onderwerp (in dit geval de training) live komt te staan. Bij het goedkeuren van een training, moet de opleidingscoördinator één of meerdere trainers toekennen aan deze specifieke training. Hiermee krijgen deze deelnemers de rol trainer toegekend waarmee ze toegang hebben tot het trainingsoverzicht en deelnemers kunnen beoordelen. De rol trainer kun je toewijzen aan iedere deelnemer in je bedrijfsomgeving en is dus niet afhankelijk van een specifieke rol. Je kunt op ieder moment de trainers in een onderwerp wijzigen door naar de onderwerpinstellingen van het live onderwerp te gaan.
Hoe koppel ik deelnemers aan een training?
De deelnemerslijst van een training bestaat uit deelnemers die zijn toegewezen aan de training én deelnemers die ervoor gekozen hebben deze training op eigen initiatief te volgen.
Zodra een onderwerp (in dit geval training) live staat, kan de opleidingscoördinator deelnemers koppelen aan deze training door onder Beheer > Onderwerpen > Live aanbod op de Preview knop van de specifieke training te klikken. Onderaan verschijnt de knop Deelnemers koppelen. Hiermee voeg je deze onderwerpen toe aan het persoonlijke leerpad van deze deelnemers.
Een andere manier om een deelnemer te koppelen aan een training is door via Beheer > Deelnemers een specifieke deelnemer te bewerken en hier onderwerpen toe te voegen aan zijn of haar persoonlijke leerpad.
Daarnaast kan een onderwerp onderdeel zijn van een leerpad. Leerpaden kunnen, net als een persoonlijk leerpad, op twee plekken worden gekoppeld aan een deelnemer; zowel in het beheer van het leerpad als in het beheer van de deelnemer in het deelnemersoverzicht.
Zodra het onderwerp is gekoppeld via een (persoonlijk) leerpad, kunnen deelnemers door trainers of opleidingscoördinatoren beoordeeld worden.
Als laatste heeft de deelnemer zelf de mogelijkheid om aan onderwerpen te werken die in de openbare (bedrijfs)bibliotheek staan. Zodra een deelnemer op eigen initiatief aan de slag gaat met een trainingsonderwerp, staan ook deze deelnemers in de trainingslijst om te registreren.